Microsoft 365を含むデスクトップアプリのOutlook 2016以上でのお話です。
IMAP方式でメールを利用すると、受信メールや送信済みメール、連絡先（アドレス帳）などをサーバー側で一元管理できるので、複数のパソコンから同じメールアドレスを利用する場合にとても便利です。
新しいパソコンを買った時など、デスクトップアプリのOutlookのIMAPのデータを他のパソコンに引っ越す場合は、引っ越し先でそのメールアドレスをOutlookにIMAPで設定するだけです。
同期に時間がかかったり、同期の範囲を調整したりする必要はありますが、過去データや連絡先をコピーする必要がありません。
これがIMAPの良いところです。
ところで、何かの事情で、引っ越し先のパソコンではOutlookにそのメールアドレスをIMAPで設定はしないが、メールデータや連絡先をコピーしたいということがあるかもしれません。
その場合は、以前のパソコンのOutlookで、コピーしたいデータをPSTでエクスポートして、それを引っ越し先のパソコンにコピーして、Outlookにインポートします。
エクスポートは、以前のパソコンのOutlookで、「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」から行います。
エクスポートは、すべてのデータを同時にエクスポートすることも、受信トレイだけ、連絡先だけといったエクスポートも可能です
連作先はCSV形式という方法もありますが、グループ情報をうまく引き継げません。
インポートは、引っ越し先のパソコンのOutlookで、「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」から行います。
インポート時に、インポート先のフォルダを指定できますので、既存のデータファイルに統合することも、事前に作った新規のデータファイルにインポートすることもできます。
ここで１つTipsです。
連絡先を新しいパソコンに移したのち、新しいメールの作成で「宛先」ボタンをクリックしたときに最初に表示される連絡先が移行した連絡先になっていないときは以下の手順で変更できます。
１．Outlookの「ホーム」の「アドレス帳」をクリックします。
２．アドレス帳ウィンドウが開きますので、メニューより「ツール」→「オプション」を選択します。
３．開いた画面の「アドレス帳を開いたときに最初に表示するアドレス一覧:」で、最初に表示させたい連絡先を指定します。
なお、この時、同じ名前の連絡先が複数あってどれかわからないときは1つずつ設定して試してみてください。
ここに表示される表示名は、連絡先のプロパティの「Outlookアドレス帳」で指定できるはずなのですが、うまく変更できない場合があります。
ぐっどらっこ。